Snel reageren op mails is belangrijk

In het begin is alles goed

Als je net begint ben je iedere dag nog druk bezig om zo vaak mogelijk je mails te checken, voicemail afluisteren of misschien wel appjes van toekomstige klanten beantwoorden. Als je langzaam in het werkritme komt wordt dit misschien een beetje op de lange baan geschoven. Met als resultaat dat klanten lang moeten wachten op een reactie en dus naar de concurrent gaan.

Workflow

Het beste is dus om een routine in je workflow te brengen waardoor jij standaard minimaal twee keer daags je mails checkt. Ze plannen ’s morgens onder genot van een bak koffie ene moment en ’s middags rond de koffiebreak. Als je klanten langer dan 24-uur moeten wachten op jouw reactie zullen ze ook concurrenten mailen, als die wel snel reageren, ben jij de klanten kwijt.

Geen automatische reactie

Stel nooit een automatisch antwoord in. Dit is onpersoonlijk en daarnaast lijkt het ongeïnteresseerd. Het is beter om een uurtje later te reageren met een persoonlijk mailtje. Hiermee laat je uiteindelijk een betere indruk achter.

Telefoon

Een slimme oplossing is om je mail in te stellen op je telefoon. Je krijgt een melding zodra er een nieuwe email binnen komt. Vervolgens kun  je direct reageren of dit als reminder in je telefoon instellen. Hierdoor vergeet je nooit op een mail te reageren en krijgt je klant snel het antwoord waar hij op wacht.